Розробка та впровадження бюджетування на підприємстві: основні етапи і помилки

6 апреля 2020, 09:21
Владелец страницы
0
115
Розробка та впровадження бюджетування на підприємстві: основні етапи і помилки

Будь-який бізнес треба планувати. Особливо якщо мова йде про підприємство. Правильне планування допомагає побачити що і як воно буде виробляти, кому продавати, і які ресурси для цього необхідні.

Завдяки грамотній розробці системи бюджетування на підприємстві, можна значно підвищити ефективність розподілу ресурсів і контролювати фінансово-економічний стан. 

Що таке бюджетування, хто займається його розробкою і як запровадити бюджетування на підприємстві "з нуля" — читайте у матеріалі.


Розробка бюджетування на підприємстві


Бюджетуванням називають процес планування бюджетів і контроль за їх виконанням. Це важлива частина довгострокової стратегії компанії та фінансового управління бізнесом загалом. Саме бюджетування допомагає побачити, куди компанія буде витрачати свої кошти протягом року і заздалегідь передбачити точки оптимізації витрат. 


Сам бюджет — це план дій на майбутній звітний період, виражений у кількісних і фінансових показниках. Строк, на який він укладається, називається бюджетним або звітним періодом. Найчастіше — це 1 рік. В кінці періоду бюджет переглядають і складають новий на наступний рік. У бюджеті може бути як профіцит — якщо у компанії залишилися кошти з попереднього року. Так і дефіцит — якщо витрати перевищують доходи.


Розробкою системи бюджетування організації займаються так звані центри фінансової відповідальності (далі — ЦФВ). Це спеціальні відділи, завдання яких спланувати роботу організації і розподілити ресурси так, щоб компанія змогла досягти поставлених цілей. Найчастіше в процес бюджетування залучені власники бізнесу, топ-менеджери, керівники відділів та економісти. За впровадження системи бюджетування на підприємстві зазвичай відповідає фінансовий директор. Він повинен знати, як це робиться правильно, і володіти необхідними ресурсами. 


Підходи до побудови системи бюджетування організації


Перш ніж приступити до розробки бюджетування на підприємстві, розподіляються зони особистої відповідальності серед менеджерів (хто за яку бюджетну мету буде відповідати). А також обговорюється інтеграція і координація всього процесу. Важливо, щоб у процесі впровадження та виконання бюджету дії керівництва і всіх відділів між собою були узгоджені. Після цього обирається спосіб розробки бюджету. 


Існує два підходи до складання бюджетів:


  • цільове планування «зверху-вниз» — це коли керівництво компанії виділяє зі стратегії цілі на рік і передає їх персоналу, що бере участь в процесі бюджетування. Фахівці повинні спрогнозувати діяльність підприємства так, щоб вийти на ці цільові показники.

  • планування «знизу-вгору» — передбачає зворотній процес.  Співробітники, відповідальні за бюджети, планують показники самостійно на основі аналізу ринку, статистики та власних прогнозів.  Керівництво аналізує плановані результати в розрахунках і може внести свої корективи.


 У деяких компаніях поєднуються обидва підходи, коли директори визначають цільові значення KPI для виконання на рік.  А менеджери з планування бюджетів вже складають розрахунки на основі вихідних даних і своїх очікувань. І якщо менеджерам вдається аргументувати свій варіант, то вище керівництво може переглянути свої показники і довгострокову стратегію компанії.


 Як впровадити бюджетування на підприємстві: основні етапи


Побудова системи бюджетування — це безперервний процес, який проходить в кілька етапів.


Етап 1. Розробка фінансової структури


Спочатку фахівці вивчають фінансову документацію, стандарти фінансового обліку та особливості взаємодії відділів. Після цього розробляють принципи побудови системи бюджетування, обирають модель бюджетування і формують бюджетний комітет і ЦФВ. Кількість таких центрів залежить від внутрішньої структури підприємства, його масштабів і галузі його діяльності. 


В кінці підготовки розробляють інструкцію з формування бюджету. В ній прописують всі детальні інструкції, терміни і відповідальних осіб. Коли цей документ сформовано, запускається впровадження системи бюджетування.


Етап 2. Бюджетний комітет


Формується бюджетний комітет, в який часто входять представники відділів. У роботі відділу може брати участь як запрошений, так і штатний менеджер з бюджетування. Він готує додаткові розрахунки, коефіцієнти списання витрат та іншу документацію. 


Етап 3. Формування бюджетів


Це основний етап. Він може тривати кілька місяців, тому формування бюджетів на новий звітній період часто починається в серпні. Формують бюджетів поетапно, починаючи з визначення основного бюджетного фактора і закінчуючи зведеним бюджетом.


При розробці системи бюджетування кожен менеджер відповідає за свою частину роботи. Наприклад: 

  • Менеджер з продажу відповідає за бюджет продажів і комерційних витрат. Він розраховує загальний обсяг продажу і план за окремими позиціями. 

  • Менеджер із закупівель відповідає за бюджет закупівель сировини та витратних матеріалів для виробництва. 

  • Бюджет обсягу виробництва формується відповідно до ринкового попиту, обсягу продажів і залишків продукції на складі. 


Так створюється структура бюджетів за центрами фінансової відповідальності. У кожної компанії вона буде своя, в залежності від організаційної та фінансової структури. 


Етап 4. Моніторинг 


Заключний етап бюджетного циклу. Оцінка і контроль за виконанням проводиться на проміжних етапах. Або за підсумками року — оцінюються результати усього періоду. Керівництво дивиться — досягли KPI чи ні, а також порівнює фактичні показники з запланованим бюджетом. 


Після моніторингу формується бюджет на наступний період, з урахуванням помилок і успіхів попереднього. При цьому планування бюджету наступного обов'язково проводиться на основі план-фактного аналізу за минулий період. 


Важливо! На другому циклі бюджетування перші три етапи не обов'язкові. Їх можна не переглядати. А 3-й і 4-й етап (формування бюджетів та моніторинг) — циклічно повторюються щороку. При цьому бюджетний цикл повинен бути безперервним. Моніторинг виконання бюджету звітного періоду повинен збігатися за часом з розробкою бюджету на наступний рік. Це дозволяє економити час менеджерів на складання документації і робить економічну діяльність підприємства більш прозорою. 


Проблеми впровадження бюджетування на підприємстві 


Оскільки процес планування досить складний, в ньому часто допускаються помилки і виникають різного роду конфлікти. Які ж проблеми можуть виникнути при розробці бюджетування і як їх уникнути: 


  • завищені KPI — це коли ставляться нереалістичні цілі на рік. Може викликати невдоволення персоналу, аж до саботажу бюджету. Співробітники повинні розуміти, що можуть досягнути поставлених цілей, хай навіть з невеликим зусиллям. 

  • не збігаються цілі — коли загальні цілі організації розходяться з особистими мотивами менеджерів, що беруть участь у плануванні бюджету. Незадоволені управлінці можуть закласти резерв на оцінку своїх витрат, щоб надалі отримувати непогані бонуси.

  • проблеми з оцінкою виконання бюджету — коли менеджери підозрюють, що їх роботу оцінили некоректно або думають, що в ній шукають помилки. Конфлікту можна уникнути, якщо бюджет буде опускатися "зверху-вниз" і заздалегідь узгоджуватися з менеджерами. 

  • бюджет розробляється у відриві від стратегії компанії і системи обліку — це можуть робити свідомо ті менеджери, у яких є особистий бонусний інтерес. Або просто розробникам бюджету не повідомили стратегічні цілі компанії.


Щоб уникнути таких прикрих помилок, бюджетом повинна займатися професійна команда. Інакше він буде складений "криво", з елементарними помилками і недоліками. Або просто затягуватися. Тому фахівці, залучені в процес, повинні знати принципи бюджетування, володіти технологіями складання бюджету та вміти застосувати їх у роботі. Тільки так бюджетування на підприємстві буде виконувати свою головну функцію: знижувати ймовірність непередбачених збитків і збільшувати обсяг оборотних коштів та прибутку.


Рубрика "Блоги читателей" является площадкой свободной журналистики и не модерируется редакцией. Пользователи самостоятельно загружают свои материалы на сайт. Редакция не разделяет позицию блогеров и не отвечает за достоверность изложенных ими фактов.
РАЗДЕЛ: Новости бизнеса
ТЕГИ: бюджет,бизнес,предприятие,бизнес планирование,Бюджет 2020,мсб
Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.