Перехід підприємства на електронний документообіг – покроково

13 августа 2018, 12:01
0
12

Сьогодні більшість підприємств переходить на електронний обмін документами, адже переваги такої роботи переконливі.

Сьогодні більшість підприємств переходить на електронний обмін документами, адже переваги такої роботи переконливі:

 

  •        швидка обробка інформації;
  •        зменшення помилок ручного введення даних;
  •        швидке надсилання документів контрагентові;
  •        надійна доставка;
  •      економія на витратних матеріалах (папір, заправка картриджів для принтерів, поштові витрати) тощо.

 

Тож розглянемо, що таке електронний документообіг згідно законодавства

 

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу (далі – ЕДО) та використання електронних документів в Україні встановлює Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. № 851-IV (далі – Закон № 851).

 

ЕДО – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів ().

Якщо підприємство вводить ЕДО, потрібно:

  •   розробити власну Інструкцію з діловодства, яка буде містити порядок електронного документообігу на підприємстві, у тому числі вимоги щодо найменування та зберігання електронних документів. Норми такої інструкції повинні відповідати нормам законодавства. Зокрема, при складанні інструкції з діловодства керуйтесь положеннями Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5;
  •    обрати програмний продукт, який дозволить забезпечити на підприємстві ведення документообігу у електронній формі. Потрібно сказати, що на сьогодні є великий вибір даних програм. Але важливою умовою при виборі такої програми є можливість інтеграції цієї програми з іншими програмами, якими користується ваше підприємство, контрагенти та державні органи. Такою програмою є . З її допомогою можна не тільки подавати звітність до контролюючих органів, а також обмінюватися договорами та всіма первинними документами з контрагентами у електронному вигляді. Також обмінюватись документами та подавати звітність в електронному вигляді можна за допомогою веб-сервісу ;
  •    укласти договори на електронний обмін документами з контролюючими органами, іншими підприємствами (контрагентами);
  •           зафіксувати дату переходу на ЕДО у наказі по підприємству.

Рубрика "Я - Корреспондент" является площадкой свободной журналистики и не модерируется редакцией. Пользователи самостоятельно загружают свои материалы на сайт. Редакция не разделяет позицию блогеров и не отвечает за достоверность изложенных ими фактов.
РАЗДЕЛ: Новости бизнеса
ТЕГИ: електронний документообіг
Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.