Цветы вместо документов, или Как ЦУМ обрел успех, отказавшись от бумаги

Интервью с Натальей Оберемок, IT-директором ЦУМа

Исторически так сложилось, что работа с бумагами — дело, в основном, женских рук. Внимательность к деталям, стрессоустойчивость, оперативность и эрудированность — те качества, без которых невозможно представить человека, работающего с документами. Естественно, эти качества больше проявлены у прекрасной половины человечества. К счастью, времена меняются и сегодня внедрение инноваций и автоматизация бизнес-процессов — прерогатива не только мужчин. О том, как современные безбумажные технологии меняют жизнь, работу и отношение к ним, нам рассказала Наталья Оберемок, IT-директор надежного партнера E-COM — ЦУМ Киев.

— Как давно Ваша компания перешла на электронный документооборот и почему было принято такое решение?

— Решение об использовании е-документооборота было принято еще на этапе проектирования бизнес-процессов ЦУМа. Учитывая то, что прогнозируемый оборот документов составлял несколько тысяч экземпляров ежемесячно, возможность принятия альтернативного решения мы даже не предполагали. Как показала дальнейшая работа, мы не ошиблись и сделали правильный выбор.

— Кто был инициатором внедрения онлайн сервиса E-DOC: руководитель Вашей компании, финансовый, IT или отдел логистики?

— Это было совместное решение финансовой службы и ІТ-отдела, у которых были общие цели: сократить операционное время на обработку документов, уменьшить затраты на расходные материалы.

— Как бы Вы описали значение электронного документооборота для Вашего бизнеса?

— В условиях высокого темпа развития бизнеса один из наиболее ценных ресурсов — время. Использовать его нерационально — значит вредить самому себе. Такой незаменимый помощник, как е-документооборот, позволяет правильно и эффективно управлять своим временем, уделяя его чему-то более важному, чем оформлению бумаг. К тому же, как социально ответственный бизнес, мы заботимся об окружающей среде и сохраняем природные ресурсы.

— Какие выгоды и результаты внедрения е-документооборота Вы можете выделить? Стала ли проще работа некоторых отделов Вашей компании? Удалось ли уменьшить количество трудозатрат за счет этого?

— С онлайн сервисом е-документооборота E-DOC мы заметно оптимизировали работу бухгалтерии. Как и прогнозировали, оборот деловых бумаг, которыми мы обмениваемся с партнерами, составляет более 30 тысяч документов в месяц. Поскольку перечисление выручки нашим арендаторам-комитентам возможно только после подписания пакета соответствующих документов, мы значительно облегчили и ускорили этот процесс. Кроме того, после внедрения е-документооборота мы стали более оперативно управлять ценообразованием, ведь подписание спецификаций также происходит в E-DOC в режиме онлайн. Таким образом, ЦУМ оперативно реагирует на все изменения цен на товары наших партнеров, которые представленны в других торговых точках Украины.

— Какое отношение в Вашей компании к вопросу безопасности? Пострадала ли Ваша компания от летних кибератак? Изменились ли требования к безопасности после этих событий?

— Наше отношение к безопасности такое, каким должно быть в уважающих себя компаниях, — ответственное и скрупулезное. Благодаря работе нашей команды, скорости ее реакции и выполнению ряда превентивных мер, ЦУМ не пострадал от летних кибератак. Но это вовсе не значит, что все просто выдохнули и продолжили работать в штатном режиме. Сразу после пришествия Petya.A мы еще больше усовершенствовали антивирусную защиту и выполнили меры по усилению защиты пользовательских данных. В планах на 2018 год — повышать уровень информационной безопасности.

— Какие задачи в развитии безбумажных технологий стоят перед Вами в перспективе? Планируете ли Вы внедрять другие электронные сервисы?

— В идеале хотелось бы полностью исключить бумагу и перевести весь документооборот в электронный. К сожалению, пока это не совсем реально, и вопрос не только в бизнес-процессах ЦУМа. Поэтому в ближайших планах — перевести в электронный формат процесс взаиморасчетов по аренде.

— И напоследок, какие Ваши прогнозы по развитию безбумажных технологий в ближайшие 5 лет?

— Я очень верю и что-то делаю для того, чтобы украинский бизнес все меньше использовал «первобытные орудия труда». Меня радует то, что в конференциях по е-документообороту принимают участие представители разных отраслей. О чем это говорит? О том, что мы постепенно движемся к инновациям. Какой мой прогноз на ближайшие 5 лет? Думаю, что через 5 лет шкафы для документов в бухгалтерии будут заменены на стеллажи для цветов.