Как эффективно адаптировать нового сотрудника

Советы и авторские разработки И.Мироновой

Принимая на работу нового сотрудника, очень важно обеспечить его адаптацию на рабочем месте и в коллективе. Если вы это сделаете неправильно, то можете потерять и ценного сотрудника, и время, которое будет потрачено на поиски нового. А затем ситуация может повториться…

 

Как же это сделать правильно?

 

Для начала, давайте разберемся в ситуации, и рассмотрим её с двух сторон – со стороны нового сотрудника, который уже прошёл все этапы собеседования и находиться на испытательном сроке, и со стороны собственника, который нуждается в полноценном сотруднике и ожидает результат, т.к. на предприятии за время поиска специалиста накопились нерешённые вопросы.

 

Начнём с последнего.

Ожидания руководителя очевидны  - он пристально оценивает работу новичка, чтобы определить его профессиональный уровень и качество выполняемой работы. В случае его некомпетентности он должен как можно раньше отреагировать и сократить растрату ресурсов (в том числе и оплату испытательного срока нового работника, если испытательный срок нового работника оплачиваемый, но об этом позже), коллективные ресурсы и внимание, а также время, затрачиваемое на его обучение.

 

Для нового работника всё намного сложнее. Для него новое место работы – значительный стресс, который требует больших психических напряжений и энергетических затрат. Кроме того, он выкладывается сверх нормы, чтобы проявить себя, доказать свою компетентность и влиться в коллектив. Причём параллельно с этим он вникает в специфику нового труда, обучается, разбирает накопившиеся по его специальности задачи предприятия (которые кажутся без глубокого понимания специфики их происхождения нереальными по трудозатратам объёмами) и знакомиться, как правило, с очень сложными и запутанными рабочими взаимоотношениями между отделами и сотрудниками.

 

И вот как раз тут происходит противоречие интересов  предприятия (руководителя) и работника.

 

Если оценивать ситуацию с точки зрения нового работника, в такой сложный рабочий период его энергозатраты должны оплачиваться с двойным или тройным коэффициентом!

С точки зрения руководителя всё наоборот - затрачивается его личное время, ресурсы коллектива и ресурсы предприятия. Кроме того, если результаты работы нового сотрудника окажутся неудовлетворительными, ему придется искать нового кандидата (у которого будет свой испытательный срок - а значит опять затраты!). Учитывая это, по его логике, период испытательного срока должен оплачиваться, как минимум в половину меньше предполагаемой ставки вакансии!

 

Чтобы разрешить эту ситуацию нужно создать специальные взаимовыгодные условия.

 

 

В моей практике подбора персонала я неоднократно наблюдала за тем, как в начале достаточно довольные друг другом кандидаты и руководители после испытательного срока предъявляли друг другу очень серьёзные и часто неразрешимые взаимные претензии. И, конечно же, конфликт интересов здесь базировался на неверно организованном и проведённом испытательном сроке! Такие ситуации также затрачивали и мои собственные ресурсы – издержки на поиск новых кандидатов, время, ресурсы моей команды...

 

Поэтому я решила исследовать эту проблему, и найти эффективные способы адаптации новых сотрудников на предприятиях.

 

С чего начинать?!

 

Начните с подготовки - поставьте задачу вашему отделу маркетинга или рекламному агентству, с которым вы сотрудничаете, сделать ознакомительный гид по вашему предприятию (если такой гид уже разработан, переходите сразу к следующему абзацу).

В гиде нужно максимально подробно рассказать о вашей компании, корректно изложить условия принятия нового сотрудника в коллектив: испытательный срок, перспективы, внутренние мероприятия, льготы, корпоративные правила и.т.д. Такой гид должен являться неотъемлемой частью вашей кадровой политики, его нужно выдавать каждому новому сотруднику и также ознакомить с ним существующий коллектив. Кстати, кроме своих прямых задач – информировать новых сотрудников, такой гид будет неоднократно играть значительную роль в восприятии уровня развитости вашей компании, и её имиджа. Текст, в раздел вашего гида,  «испытательный срок» можно позаимствовать из этой статьи.

 

 

«Испытательный срок – объективность и защита интересов всех сторон»

 

Здравствуйте, наш новый коллега! Этот текст создан для того, чтобы ознакомить вас о нашем виденье прохождения испытательного срока.

 

Итак, основная задача испытательного срока – подтвердить наши взаимные ожидания и обеспечить необходимый набор знаний для вашего нормального труда…

 

Мы глубоко понимаем ваши задачи и интересы – пройти испытательный срок как можно быстрее и эффективнее, чтобы выйти на свой полноценный оклад и осуществлять нормальную рабочую деятельность. Мы, со своей стороны, сделаем всё возможное, чтобы помочь вам.

 

Испытательный срок в нашей компании проводиться в 3 этапа, каждый из них имеет свою специфику и различные условия оплаты. Максимальный срок прохождения всех этапов – 20 рабочих дней. Минимальный – 3 рабочих дня (только первый этап). В течение всех этапов предполагается такая же занятость по времени, как и при полноценном трудовом дне, т.е. предусмотренная штатным расписанием для вашей должности.  

 

Первый этап – «Ознакомление»

 

Этот этап длиться три рабочих дня. В течение этого срока вы знакомитесь с вашими будущими задачами, их объёмами, знакомитесь с коллективом, с условиями труда, организацией труда и.т.д. Здесь от вас не ждут выполнения никаких рабочих задач.

 

Главная цель этого этапа – получение вами максимально глубокого представления о вашей будущей работе, понимание вами ваших будущих задач, знакомство с руководством и коллективом.

 

За прохождение первого этапа вам начисляется 10% от оговоренного месячного дохода, которые будут выплачены в конце испытательного срока, при условии вашего согласия прохождения следующих этапов испытательного срока.

 

Если в течение первого этапа «Ознакомление» новому работнику по каким-то причинам не подходит новое место работы, он имеет право без объяснения причины, но с предупреждением самостоятельно прекратить прохождение испытательного срока. При этом ему ничего не выплачивается.

 

Непосредственный руководитель имеет право принять решение о прекращении прохождения испытательного срока новым работником только в случае нанесения вреда предприятию новым работником или  порче им имущества или ресурсов предприятия.

 

В конце этапа с непосредственным руководителем происходит обсуждение будущих должностных задач, инструкций и условий труда. Он проводит первую аттестацию ваших общих знаний о нашей компании, которые указаны в гиде – историю предприятия, виды нашей деятельности, выпускаемая нами продукция, специфика, наши филиалы и отделения, структура и.т.д.  

 

 

При окончании всего первого этапа испытательного срока и не прохождении первой аттестации на общие знания о нашей компании, по мнению вашего непосредственного руководителя, вы имеете право обжаловать его, встретившись с ним и с директором предприятия втроём или втроём с ним и начальником отдела управления персоналом.

 

Для любых должностей: начало второго этапа невозможно без вашей аттестации на знание общей информации о нашем предприятии указанной в корпоративном гиде.

 

 

РЕЗЮМЕ 1 ЭТАПА:

 

Длительность: 3 рабочих дня;

 

Задачи: Ознакомление с условиями работы, знакомство с коллективом, детальное обсуждение условий труда, планов и задач с непосредственным руководителем. Аттестация на знание общей информации о компании, указанной в гиде.

 

Оплата: 10% от оговоренного месячного дохода, которые будут выплачены в конце испытательного срока, при условии вашего согласия, продолжения прохождения последующих этапов испытательного срока.

 

 

 

 

Второй этап – «Обучение»

 

Этот этап длиться одну рабочую неделю. В течение этого срока вы обучаетесь на реальных задачах, которые вы будете реализовывать в вашей основной работе, изучаете технологию, специфику вашего основного вида деятельности, документооборот, взаимодействие отделов и сотрудников и.т.д.

 

Цель этого этапа – обучение и приобретение максимально глубоких знаний для вашей полноценной работы и начало её планирования.

 

За каждый рабочий день второго этапа вам начисляется сумма, исходя из расчёта соответствия 70% от одного рабочего дня вашего полноценного оклада, которые будут выплачена в конце испытательного срока.

 

Если в течение второго этапа «Обучение» вам по каким-то причинам не подходит новое место работы, вы имеете право при объяснении весомых причин непосредственному руководителю и директору предприятия прекратить прохождение испытательного срока.

 

При не прохождении вами второго этапа испытательного срока сумма за первый и второй этап испытательного срока не выплачивается. 

 

Непосредственный руководитель имеет право принять решение о прекращении прохождения испытательного срока новым работником только в случае нанесения вреда предприятию новым работником или  порче им имущества или ресурсов предприятия.

 

В течение всего второго этапа непосредственным руководителем проводиться вторая аттестация готовности нового работника к выполнению своих обязанностей. И, в случае полной готовности нового работника к реализации его прямых задач, непосредственный руководитель имеет право досрочно приблизить завершение второго этапа испытательного срока.

 

При окончании всего второго этапа испытательного срока и не прохождении вашей второй аттестации на готовность выполнение своих прямых задач, по мнению вашего непосредственного руководителя, вы имеете право обжаловать его, встретившись с ним и с директором предприятия втроём или втроём с ним и начальником отдела управления персоналом.

 

Но Главным итогом прохождения второго этапа испытательного срока является разработка реалистичного, нормированного по вашим энергозатратам и труду плана задач на последующие две недели испытательного срока, с оговоренными критериями  оценки результатов.

 

Этот план разрабатывается с непосредственным руководителем, утверждается, обсуждаются критерии качества выполненной работы. Всё это протоколируется и подписывается обеими сторонами на трёх экземплярах – один остаётся работнику, второй непосредственному руководителю, а третий отдаётся директору предприятия. Таким образом, достигается объективность условий испытательного срока.

 

Для любых должностей: начало третьего этапа невозможно без вашей второй аттестации на готовность выполнения своих прямых задач, а также утвержденного плана задач на третий этап вашего испытательного срока.

 

 

РЕЗЮМЕ 2 ЭТАПА:

 

Длительность: 1 рабочая неделя;

 

Задачи: Обучение и аттестация вашей готовности к качественному выполнению основных задач. Разработка плана работ на третий этап испытательного срока и утверждение его с непосредственным руководителем.

 

Оплата: за каждый день второго этапа начисляется соответствие 70% от одного рабочего дня вашего полноценного дохода. Это суммируется с оплатой первого этапа и будет выплачено в конце испытательного срока, при условии вашего согласия прохождения последнего этапа испытательного срока.

 

 

Третий этап – «Внедрение»

 

Этот этап длится две рабочие недели. В течение этого срока вы реализовываете составленный вами план вашего труда, который будет оценен по ранее оговоренным критериям.

 

Цель этого этапа – подтверждение вашей квалификации и качества работы.

 

За каждый рабочий день третьего этапа вам начисляется сумма, исходя из расчёта соответствия 70% от одного рабочего дня вашего полноценного оклада, которые будут выплачена в конце испытательного срока.

 

При не прохождении вами третьего этапа сумма за первый и второй этап испытательного срока не выплачивается.

 

Если в течение третьего этапа «Внедрение» вам по каким-то причинам не подходит новое место работы, вы имеете право, с объяснением весомых причин непосредственному руководителю и директору предприятия, прекратить прохождение испытательного срока.

 

 

 

Непосредственный руководитель имеет право принять решение о прекращении прохождения испытательного срока новым работником только в случае нанесения вреда предприятию новым работником или порче им имущества или ресурсов предприятия. Он также может по прошествии 5 дней третьего этапа вашего испытательного срока обсудить с директором предприятия досрочное прекращение прохождения испытательного срока при явном несоответствии ваших действий или результатов этих действий утверждённому ранее плану.

 

Третий этап может считаться пройденным досрочно только по решению руководителя предприятия.

 

При окончании всего 3 этапа испытательного срока и явном несоответствии ваших результатов ожидаемым (по оговоренным критериям), испытательный срок считается не пройденным. Вам могут предложить пройти третий этап испытательного срока на тех же условиях оплаты и планированного труда повторно. 

 

   

РЕЗЮМЕ 3 ЭТАПА:

 

Длительность: 2 рабочие недели;

 

Задачи: Соответствующая оговоренным срокам своевременная реализация намеченных задач по утверждённому ранее плану с качеством, соответствующим оговоренным критериям.

 

Оплата: за каждый день третьего этапа начисляется соответствие 70% от одного рабочего дня вашего полноценного дохода. Это суммируется с оплатой первого и второго этапа, и будет  выплачено в конце испытательного срока, при условии успешного прохождения третьего (последнего) этапа испытательного срока.

 

 

ПРИЕМУЩЕСТВА ТАКОГО МЕТОДА:

 

• Объективность – в условиях прохождения испытательного срока принимают участие обе заинтересованные стороны.

 

• Экономия ресурсов предприятия в случае не прохождения новым работником испытательного срока

 

• Субординация и урегулированность рабочих отношений между всеми участниками процесса

 

• Защита интересов в равных долях, как работодателя, так и нового работника

 

• Полное соответствие КЗОТу

 

 

Я искренне надеюсь, что моя статья поможет вашей компании избежать многих проблем, связанных с прохождением новыми работниками испытательного срока. Конечно, и от вас потребуется достаточно много работы, чтобы внедрить и качественно реализовать все прописанные условия…, Но могу вас заверить, ту благодарность, системность спокойствие и отношение, которые вы приобретёте взамен, превзойдут все ваши ожидания! Успешного бизнеса!

 

Ирина Миронова. 25.03.2011