Особливо актуально це становиться, коли вся бізнес-спільнота тестує віддалений спосіб роботи у зв'язку з глобальної пандемією.
Власний розвиток ініціюють не лише великі компанії, але і середній та малий бізнес. Відповідно зовнішні рішення мають бути гнучкими та доступними для всіх, проте однаково якісними. На хвилі загального зростання зацікавленості допоміжними інструментами для оптимізації процесів, виникає питання першочергової необхідності їх застосування.
Перед компаніями постає вибір, що саме необхідно залучати для максимальної ефективності. Враховуючи, що найдорожчим сьогодні є час, більшість орієнтується на швидкість наданих послуг, що особливо важливо при великому обсягу обміну даними.
Реальний кейс інноваційних рішень в бізнесі ALEF ESTATE
Один з наймасштабніших українських забудовників ALEF ESTATE у місті Дніпро займається створенням об'єктів торговельної, офісної і житлової нерухомості від їх проектування до введення в експлуатацію і подальшого обслуговування. Зокрема мова йде про ТРЦ / БЦ Міст Сіті, Вежі, Босфор, Каскад, Енігма, Наша Правда, Терра, Новий Центр. За період роботи девелопер успішно реалізував ряд різнопланових проектів, які стали знаковими для Дніпра і всієї України.
Враховуючи велику кількість площ, яку компанія здає в експлуатацію, щоденно доводиться обмінюватися з контрагентами документами щодо оренди, закриттю послуг та ін. Обмін кожного документу у паперовому вигляді може займати від 3 днів до 3 тижнів, а це затягує процеси здачі приміщень наступним орендарям, а їм, в свою чергу, початок реалізації товарів та послуг. В кінцевому результаті всі сторони втрачають дорогоцінний час та значні кошти.
“Ми системна компанія, яка співпрацює з багатьма клієнтами. Для нас важливо мати налагоджені бізнес-процеси. Невчасна передача будь-яких даних призводить, в першу чергу, до незапланованих збитків. Рішення яке ми обрали для себе - це електронний документообіг, який суттєво скорочує процес обміном е-документів. Ми працюємо з більш ніж 500 контрагентами, які разом з нами підключилися до сервісу EDIN-DOCflow провайдера е-документообігу EDIN. Інноваційні методи роботи з партнерами Alef Estate дозволяють щороку зберігати більш ніж 100 кв. м. лісу, тобто легенів нашої планети. Все це було б неможливим без впровадження е-документообігу, який зберігає природу, час для наших контрагентів, а також пришвидшує cashflow. Ми прогнозуємо щорічний обмін з партнерами у кількості до 500 000 е-документів” - Анна Левченко, фінансовий директор Alef Estate.
Який сервіс з е-документообігу обрати?
З урахуванням великої кількості пропозицій, обирати потрібно саме ту, яка підходить компанії та адаптується під її бізнес-процеси. Сучасні вимоги вдалого бізнесу без паперу диктують необхідність гнучкої бізнес-платформи, легку інтеграцію з будь-якою ERP-системою (1С(BAS)SAP, Oracle, MS Dynamics та ін.) компанії та легкість налаштувань.
Крім цього, обмінюючись електронними договорами, часто виникає потреба персональних налаштувань: необхідно підписати або узгодити документи лише у кількох осіб, щоб інші користувачі сервісу не бачили та не мали відповідного доступу, виконували тільки свої повсякденні завдання, швидко підключити контрагентів, просто надіславши запрошення на e-mail. Повинна бути можливість одним комплектом одразу вислати кілька документів різного типу та формату (pdf, doc, xls, jpeg, xml та ін.), підписати терміновий договір, використовуючи технологію Mobile ID, сидячи у парку з кавою. Саме такі Можливості містить сервіс EDIN-DOCflow разом з іншим функціоналом. Варто зазначити, що з сервісом окрім Alef Estate працюють також Metinvest, Tarantino Family, System Group та інші національні та міжнародні компанії та корпорації.
Як це працює у Alef Estate?
По-перше, слід зазначити, що у даному проекті беруть участь багато юридичних осіб клієнта. Враховуючи великий об’єм обміну електронними документами та необхідністю великої швидкості роботи у єдиному середовищі, зазвичай подібні рішення інтегруються у облікову систему клієнта. EDIN-DOCflow не став виключенням з правил та був інтегрований в облікову систему 1С(BAS), це дозволило працювати відділу бухгалтерії у звичній системі з автоматизованими функціями. Якщо обміну підлягають не бухгалтерські документи, то в цьому випадку використовуються веб-інтерфейс сервісу.
По-друге, сам обмін документами з орендарями ТРЦ виконується за простою схемою. Орендар отримує лист-запрошення на пошту, яке містить ознайомчу інформацію і посилання для реєстрації в сервісі. Слід зазначити, що запрошення відправляються автоматично з облікової системи. Після реєстрації і створення компанії за допомогою ЕЦП/КЕП, орендар може отримувати від Алеф документи. Отримані документи можуть підписуватися будь-яким з варіантів: файловий ключ, токен, mobile ID.
Статуси обробки документів і підписані документи завантажуються в облікову систему автоматично, а менеджери Alef, які керують об'єктами нерухомості, працюють в веб версії сервісу і можуть оперативно відстежувати ситуацію по обробці документів.
По-третє, частина документів, яка відправляється контрагентам, проходить узгодження з попередньо настроєного маршруту, якщо це потрібно. Використовується послідовне, паралельне, комбіноване узгодження, яке може виконуватися одним користувачем, групою осіб або одним користувачем з групи. Це лише короткий опис можливостей сервісу та його адаптації під індивідуальні бізнес-потреби клієнта.
Сьогодні на ринку не лишається бізнесу, який працює із застарілими технологіями. Тільки сучасні інноваційні рішення задовольняють виклики власників бізнесу. Тому досить марнувати свій час на роботу з папірцями, використовуйте сучасні рішення для вашого бізнесу разом із сервісом EDIN-DOCflow. Протестуйте сервіс зараз на нашому сайті.