Маючи велику кількість перевезень, процеси ланцюгів поставок контролювати стає складніше: збільшується кількість водіїв та обсяг перевезень, зростає обсяг документації. А якщо компанія ще й спеціалізується на доставці збірних вантажів – доставка вантажів різних клієнтів шляхом їхньої консолідації, враховуючи різні напрямки, одержувачів, товарне сусідство та температурні режими – то питання оптимізації документообігу набуває особливої актуальності.
Єдиним для всіх учасників транспортного процесу документ, призначений для обліку ТМЦ на шляху їх переміщення, розрахунків за перевезення вантажу й обліку виконаної роботи, є ТТН (товарно-транспортна накладна), яку необхідно друкувати у 3-4 та більшій кількості примірників для кожного вантажоодержувача. Для найбільших логістичних компаній виникає низка складнощів із можливими втратами документів, помилками людського фактору, та зберіганні їх в архівах.
З урахуванням проблематики процесу обміну паперовими ТТН, та у розрізі загального цифрового розвитку України, Міністерство інфраструктури ініціювало створення товарно-транспортної накладної в електронному вигляді (ЕТТН) на законодавчому рівні, залучивши провайдерів е-документообігу для реалізації зручного рішення, яке підходить всім компаніям, що залучені до процесів поставок. Зокрема, до проекту в рамках робочої групи увійшов провайдер е-документообігу EDIN, який вже провів більше 100 продуктивних поставок та 500 тестових в різних сферах діяльності бізнесу – рітейл, виробники різних груп товарів, логісти.
Прості перевезення: «Рабен Україна» про поставку з ЕТТН від EDIN
Бізнес-підрозділ нідерландської Групи Рабен працює в Україні з 2013 року та надає логістичні послуги на багатьох напрямках — від внутрішніх автомобільних перевезень, зокрема, і збірних вантажів, до перевезень морем, а також пропонує митно-брокерські послуги, комплексні логістичні послуги з доставки свіжих продуктів, що потребують регульованої температури та зберігання товарів на складі.
«Підрозділи групи розташовані у 13 країнах Європи. На сьогодні в Україні ми маємо 25 розподільчих центрів у різних містах та областях, а загальна площа наших складських приміщень складає близько 70 тис. кв.м.” – розповідає Олена Лозинська, Координатор проекту впровадження електронного документообігу компанії «Рабен Україна».
У березні 2020 року «Рабен Україна» спільно з провайдером е-документообігу EDIN провели поставку із використанням електронної товарно-транспортної накладної: “Ми співпрацюємо з більш ніж 2000 контрагентів в Україні. Щодня в середньому ми здійснюємо 1300 перевезень та обмінюємося близько 23 000 документів. Для нас вкрай важливо відстежувати процеси поставок, зберігати коректність оформлення документації та її архівування. Наразі нашим співробітникам потрібно витрачати 180 робочих годин на день для обробки паперових даних. У розрізі доставок збірних вантажів, де задіяно більше двох водіїв при виконанні одного замовлення, виникають складнощі зі своєчасним отриманням документів від вантажоприймальника та їх відправленням клієнтам. «Рабен Україна» активно впроваджує інноваційні рішення, які спрощують бізнес-процеси. Наразі ми успішно провели поставку з ЕТТН від EDIN. Безумовно даний сервіс допоможе нам суттєво скоротити час обробки документів та термін закриття доставки, до 35% зменшити витрати на зберігання документів, витратні матеріали та обмін документами, унеможливити втрату інформації, забезпечити прозорість та контрольованість процесу обміну” – коментує Олена Лозинська.
Що потрібно для використання ЕТТН?
Для впровадження електронної ТТН у процеси доставок, необхідно:
водієві та/або експедиторові, вантажовідправникові та вантажоотримувачеві мати КЕП (кваліфікований цифровий підпис) для підписання еТТН
мати можливість підписати ЕТТН за допомогою Токену, МобайлІД, Хмарного підпису
мати необхідний девайс для ознайомлення водієм перед підписанням ЕТНН через мобільну версію сайту – смартфон або планшет, або він може ознайомитись з документом на моніторі у вантажовідправника та/або вантажоотримувача
пройти тестове перевезення за посиланням
підключитися до сервісу ЕТТН від EDIN за лояльними умовами
ЕТТН гарантує цілісну взаємодію: від замовлення до податкової накладної, інтеграцію з EDI, повний ланцюг поставки в електронному вигляді. Водій, вантажовідправник, вантажоодержувач – всі вони мають змогу за наявності інтернету отримати технічну підтримку 24/7 з будь-яких питань. Для уникнення довготривалого впровадження в роботу, проста інтеграція з обліковою системою дозволяє працювати у звичному інтерфейсі та оптимізує роботу з документами.