Прежде чем улучшать мир, трижды посмотри на свой дом.

Диджитализация продолжается: МТСБУ начала работу над внедрением внутреннего электронного документооборота.

Многие из читателей блога знают, что в последнее время МТСБУ ведет активную работу по диджитализации рынка ОСАГО. На конец этого года запланировано введение электронного полиса, ведется работа над электронным европротоколом.

Цель МТСБУ – не только содействовать внедрению диджитал-решений для всего рынка ОСАГО, для страхователей, но и само Бюро должно быть «сапожником с сапогами» – стать современной технологичной и эффективной организацией, использующей те возможности и преимущества, которые дает нам развитие IT-технологий.

Определенные шаги в этом направлении уже сделаны: например, мы запустили виртуальный кабинет пострадавшего. За время, прошедшее с запуска этого сервиса в июле 2016 г., стало очевидно, что он удобен для получателей регламентных выплат и они активно им пользуются: с начала работы сервиса зарегистрировано почти 3000 личных кабинетов, больше половины этих кабинетов активно используется.

Думая о развитии Бюро как эффективной структуры и как сервисной организации, которой мы стремимся стать, как для компаний-членов Бюро, так и для пострадавших в ДТП, мы поняли, что обоснованно и логично внедрять не только отдельные сервисы, а системно решить вопрос оптимизации и диджитализации работы Бюро.

За последние два года мы провели реорганизацию, упорядочивание структуры и бизнес-процессов в МТСБУ. Но этого недостаточно. Сейчас уже очевидно, что нужно системное решение, которое позволит Бюро как структуре работать максимально эффективно и технологично.

Поэтому мы приняли решение  внедрить в МТСБУ систему электронного документооборота. Это позволит решить важную задачу - сократить затраты времени и ресурсов на администрирование бумажного документооборота.

Безбумажный документооборот позволит нам быстрее обслуживать получателей регламентных выплат, наладить максимально оперативную и эффективную коммуникацию со страховщиками-членами МТСБУ, в том числе и с использованием электронно-цифровых  подписей на документах.

Мы стремимся избавить наших экспертов и специалистов от рутинных действий с документами (сканирование, архивирование, формирование папок бумажных документов и т.п.), передав эти операции в обсуживающие подразделения. А высвободившееся время специалистов будет направлено на работу с клиентами и их документами – это позволит сократить время рассмотрения дел и ускорения выплат.

Данные исследований говорят, что в среднестатистической компании экономия времени сотрудников вследствие введения электронного документооборота составляет:

20% – поиск и ожидание поступления документов;

20% – согласование и утверждение документов;

10% – передача документов между подразделениями;

10% – подготовка стандартных отчетов о движении документов.

Таким образом, суммарное количество времени, сэкономленное внедрением такой системы может достичь 50-60%.

Экономическую эффективность внедрения системы для МТСБУ планируем точно оценить, когда зафиксируем ситуацию «как есть», проведем необходимые замеры и исследования, а также разработаем модель «как должно быть», то есть к какому результату мы должны прийти по итогам внедрения проекта.

Кроме экономического эффекта, мы планируем добиться и улучшения качественных показателей работы Бюро: повышение качества менеджмента и принимаемых управленческих решений, улучшению деловых коммуникаций между отдельными подразделениями Бюро и внутри них, повышение производительности работы.

Надо сказать, что внедрение этой системы – серьезный вызов руководству Бюро как  управленцам. Мы хотим воспользоваться внедрением электронного документооборота как поводом посмотреть критическим, свежим взглядом на уровень организации нашей работы и существующие бизнес-процессы.

Самым первым шагом к внедрению электронного документооборота станет оптимизация бизнес-процессов Бюро и их правильная, четкая документация, а только потом – шаги, непосредственно связанные с внедрением IT-решения.

Система охватит практически все участки работы МТСБУ:

•  процесс делопроизводства, архивирования, управления нормативной и распорядительной документацией
• ·процесс регламентных выплат, делопроизводство департамента внутреннего страхования, который ответственен за них
• процесс выплат по «Зеленой карте», делопроизводство департамента международного страхования
• рассмотрение жалоб получателей выплат и регрессная деятельность с незастрахованными автовладельцами, ставшими виновниками ДТП.

Старт работы системы электронного документооборота планируется на 2018 год, но первые шаги мы начнем реализовывать уже в этом году. В ближайшие месяцы мы будем работать над проектом согласно удачному выражению: «правильно поставленный вопрос – половина решения». Описываем бизнес-процессы и документооборот в Бюро «как он есть сейчас», находим все «болевые» точки (потери времени, дублирование операций, неэффективные затраты) и определяем первоочередные действия, которые дадут наилучшие результаты в реализации проекта.