Удаленный и виртуальный офисы - что это?

Есть ли возможность экономить на аренде офиса? Какие задачи можно передать и каким образом контролировать выполнение поставленных задач? Возможно ли арендовать офис вместе с сотрудниками?

В 2011 году компания “Mulberry” запустила «свежие» для украинского рынка и во многом уникальные проекты – виртуальный и удаленный офисы. Понятия новые для нашего бизнеса, но достаточно известны в Европе и США. Подобными продуктами заграницей пользуются многие новички на рынке интернет-продаж, различные start-up, мелкие и средние бизнесы. 

“Нашими клиентами буквально с момента открытия стали интернет-магазины, а также компании предоставляющие услуги по доставке, бронированию и различного рода консультации. В первую очередь мы предлагаем компаниям возможность сэкономить и в это же время предоставлять качественный сервис под контролем как заказчика, так и сотрудников компании “Mulberry”. К примеру, выгода для интернет-магазина, бизнес которого связан с поставками и оптовыми, а также розничными  продажами автотоваров (шины, диски) заключается в том, что этот бизнес, по большому счету, является сезонным. Компания в сезон продаж сталкивается с необходимостью увеличивать штат людей, обслуживающих продажи (прием звонков, организация и контроль доставки товара) на достаточно короткий период (3-4 месяца дважды в год). Мы все прекрасно понимаем, что все выполнимо и можно находить сотрудника на конкретный объем работ с четкими временными рамками, но часто это становится проблемой. В дополнение к возможности расширения штата в нужный момент использование мощностей компании “Mulberry” дает существенную экономию. Примеры расчетов, которые приведены на сайте компании “Mulberry”, а также реальные заказы позволяют нам утверждать, что заказчик может сэкономить до 49%!!! средств своего бюджета”, – говорит Эдуард Тупчиенко, директор компании “Mulberry”. 

А ведь действительно экономия на лицо! Ведь предприниматель из Киева ранее не задумался бы о том, что он может создать бизнес в Киеве и определенную работу передать в другой регион при этом выполняя те же процессы за меньшие деньги. Сегодня это может стать некой соломинкой, спасающей многих от дополнительных расходов в связи с наличием офиса в городе-миллионике. 

Для тех же, кто не рискует начать свой бизнес по причине необходимости содержания в штате как минимум одного сотрудника (ведь собственник может и должен посвящать свое рабочее время продвижению бизнеса, а не приему входящих звонков) вариант заказа виртуального офиса будет как нельзя кстати. Всю работу полноценного офиса выполнит офис-менеджер компании “Mulberry” от имени и представляя интересы заказчика. Выходит, что сейчас появилась возможность содержать свой офис не имея офиса. Вся входящая корреспонденция будет обработана, звонки переадресованы, встречи назначены… Звучит очень заманчиво. 

Руководство компании “iMall” поделилось своими ощущениями по результатам работы с продуктом “Удаленный офис”:

- "49% экономии – цифра достаточно существенная. Сперва мы несколько сомневались в возможности построить работу отдела продаж удаленно. Менеджеры по продажам – важная, можно сказать основная, составляющая успешной работы компании. Именно эти люди могут убедить клиента в правильном выборе, предложить альтернативные варианты и принести деньги в компанию. “iMall ” в большей степени работает на Киев и, конечно же, до работы с компанией “Mulberry” мы использовали ресурсы именно этого города. В последствии мы убедились в том, что мы несли колоссальные расходы и сталкивались с дополнительными рисками. Сотрудники отдела продаж в нашей компании контактировали с клиентом и затем передавали заказы на доставку товара. В этой схеме мы точно теряли около 10% дохода. Сотрудник отдела продаж мог назвать клиенту незначительно завышенную стоимость товара, мог воспользоваться дисконтной карточкой, которые выдавались клиентам ранее и ввести в Базу Данных (БД) информацию о предоставлении такой скидки без ее фактического предоставления, мог, в конце концов, закрыть продажу и не вносить информацию в БД. Это реальные случаи и мы сталкивались с этим, получали такую информацию в те моменты, когда директор компании проводил встречи с партнерами и крупными клиентами. Сегодня мы экономим на стоимости «офиса» и не имеем проблем с мошенничеством со стороны сотрудников. Достаточно сложно не контактируя с курьерами договориться о доставке товара и получении своей части украденных у компании денег. Менеджеры по продажам находятся в другом городе и заточены под конкретные задачи. Звонки записываются и “Mulberry”, заботясь о своем имидже, достаточно жестко контролирует выполнение описанных и согласованных бизнес-процессов компании “iMall”." 

Нам удалось выяснить, что же требуется от заказчика по сравнению со стандартным вариантом аренды офиса и мы смогли убедиться, что отличия существенные. 

Сравните затраты времени, средств и усилий*: 

В итоге не нужно особо вникать во все нюансы для того, чтоб понять, что даже урезая расходы на покупку мебели, техники, не оплачивая аренду офиса в миллионике (например в г.Киев) можно хорошенько сэкономить и вложить деньги в более перспективные направления для развития своей компании. 

Виртуальный офис – термин для обозначения офисных услуг коллективного пользования, которые зачастую включают в себя служебный адрес организации для получения корреспонденции, услуги пересылки почты, виртуальный телефонный номер, приём факса, а также дополнительно предоставляются обслуживание входящих звонков, услуги секретаря, веб-хостинг и аренда переговорных комнат и конференц-залов для деловых встреч.

Удаленный офис – термин для обозначения офисных услуг схожих с услугами виртуального офиса, но не ограничивающийся сугубо виртуальными услугами, а предлагающий стандартный набор офисных услуг с привлечением ответственных сотрудников и выполнения всего спектра работ заказчика данной услуги – работа с потенциальными клиентами, ведение базы данных, организация продаж и т.д. Таким образом, создается отдельный мини-офис с заказанным количеством персонала, необходимыми ресурсами, который выполняет все функции переданные главным офисом компании или же владельцем мелкого бизнеса. Как правило, расположение офиса не имеет принципиального значения и офис организовывается в месте, которое позволяет удовлетворить все требования заказчика (как технические (например, доступ к интернет, IP-телефония), так и материальные (в основном речь идет о снижении расходной части бюджета заказчика за счет более доступной рабочей силы и отсутствии возможности работать с живыми деньгами)). 

* таблица предоставлена компанией “Mulberry”, более детальная информация размещена на www.mulberry.net.ua