Как не стать сухогрузом в Японском море

Сотрудники компаний не должны писать отчеты после командировок. Это – работа банков.

Помните фильм «День радио»? Выкручиваясь из различных неудобных  ситуаций, сотрудники московской радиостанции «Как бы радио» в режиме реального времени организовали   «спасение»  в Японском море редких животных: медведей-летунов, скунсовидных коров и хорьков-зануд…
Вроде бы ничего общего между  медведями-летунами и командировками  сотрудников на крупных предприятиях нет. На первый взгляд. Но на самом деле их объединяет одна существенная деталь – необходимость  решать проблемы на  расстоянии от  Центра, который  принимает решения.
Я уже не раз рассказывал в своем блоге о таком современном комплексе инструментов  банковского сервиса, как  Cash Management. Напомню, с его помощью  собственники разветвленного системного бизнеса могут, как говорится, одной кнопкой управлять всеми своими многочисленными счетами и контролировать работу всех подчиненных, разбросанных территориально. При этом тратить на все эти операции – 10-15 минут в день.
Так вот, одной из многочисленных online операций может быть автоматизация «командировочного» процесса: от получения сотрудником предприятия аванса перед поездкой - до контроля за тратой им средств в период командировки, и формирования его отчета  после.  Это особенно актуально для крупных фирм, у которых сотрудники часто отправляются в служебные поездки, так как экономит им время и деньги. 
Взять к примеру то, что происходит сегодня. Перед командировкой сотруднику компании  нужно получить аванс, потом в поездке все время  фиксировать свои расходы, и, напоследок,  в режиме  «5 дней»  написать отчет  бухгалтерии о потраченных средствах.
Это – не только головная боль для самого сотрудника, но и масса потраченного времени на формирование, проверку документов и отчетности бухгалтерами. А если  командировочный попадется недисциплинированный, то «девочки из бухгалтерии»  тратят вдобавок ко времени  еще и  нервные клетки. Зачем?
С помощью инструментов Cash Management и корпоративной карты компания может, во-первых, избавить своих сотрудников от необходимости вести и контролировать «командировочную» отчетность.  Ведь  «писать» отчеты online с помощью соответствующих программ будет банк,  фиксируя расходы по корпоративной карте на протяжении всей командировки сотрудника!
Во-вторых, с такой чудо-опцией (картой) компания может устанавливать лимиты расходования денежных средств командированными и контролировать, куда они тратят  деньги  – на проезд и гостиницу, или на казино и бутики.
В-третьих,  корпоративные карты позволяют  предприятию избежать проблем с наличностью: выдачи сотрудникам подотчетные суммы на командировочные расходы, получения кэша с расчетного счета в банке, инкассации и хранения денег. Сплошная выгода… Добавлю:  инструментарий  Cash Management позволяет использовать  еще много других фишек на базе электронного-банкинга. Но пока что мы говорим о командировках, правильно? 
А жизнь командировочных и бухгалтеров крупного предприятия значительно облегчит такая часть комплекса Cash Management , как корпоративная кредитная карта. И предприятию позволит контроль наладить. А то ведь -  чего греха таить – сложно найти организацию, где бы командированные сотрудники порой не поступали, как герои упомянутого мною выше фильма «День радио»:
-  О, бак пустой...
-  Ясно... Опять соляру налево слил...
-  Чё сразу слил-то?! Ну, слил... Полбака. Но полбака нам до Японии хватит!
-  А чего он тогда пустой?
-  А я откуда знаю?!
-  Вот. Потому что предупреждать надо. Я тоже полбака слил. А полбака и полбака – это по любому бак же получается…
Такой вот поучительный сюжет: и редких животных  как бы спасали, и экспедицию за потерпевшим крушение сухогрузом в Японское море как бы отправляли, и бурную деятельность виртуально развивали… А в реальности –слитый «налево» бак бензина.