Организация процесса приглашения на мероприятия.

Какую информацию хотелось бы видеть в приглашении или на билете, какие сведения желательно размещать в формах регистрации, будь то бумажный или электронный формат.

  Меня довольно часто приглашают на различные презентации, форумы, обсуждения новых продуктов и технологических решений и т.д. В основном, подобные мероприятия я посещаю в роли слушателя, реже – в качестве докладчика.

Общаясь с организаторами, я всё чаще слышу, как они сетуют на то, что процесс «заманивания» на мероприятия становится сложным. Те, кто этим неоднократно занимался, жалуются, что бесплатный формат, наличие обедов, подарки и проведение мероприятий в рабочее время мало влияют на ситуацию. На мой взгляд, причин их игнорирования достаточно много. Например, зачастую то, что обещают к презентации, уже давно есть в интернете и ему дана оценка умными и уважаемыми людьми. Пару раз на мероприятиях известных брендов я сталкивался с тем, что мастера презентовать или рассказывать понятия не имеют о сути вопроса, а те, кто детально разбирается в сути, не умеют грамотно это преподнести (продать)или вовсе не присутствуют.

Тем не менее, подобные мероприятия – это место, где можно встретить коллег, знакомых, пообщаться, поспорить, услышать разные точки зрения. Подготовка подобных встреч– непростой процесс, и в нем очень часто организаторы забывают о мелочах. Мелочах, которые помогут не только привлечь максимальное количество нужных людей, но и создать для гостей комфортные условия. В процессе приглашения и регистрации есть масса нюансов, которые помогут завлечь «сомневающихся», тех, кто ещё колеблется.

Какую, например информацию мне хотелось бы видеть в приглашении или на билете, какие сведения желательно размещать в формах регистрации, будь то бумажный или электронный формат? На что обратить внимание, чем заинтересовать, как дополнительно информировать? Ниже кратко перечислены некоторые замечания и пожелания.

1.     Иногда в приглашении не указано время начала мероприятия, только дата (или наоборот).

2.     Зачастую отсутствует адрес, по которому будет проходить мероприятие, например, в приглашении (или в форме регистрации на сайте) он был, а на билете его нет.

3.     Редко когда у приглашённых есть информация о тех, кто придёт из гостей (слушателей). Докладчиков и их регалии обычно пишут. А мне было бы интересно знать, кто уже зарегистрировался, (коллеги, партнёры). Почему бы организаторам не предоставлять эту информацию в онлайн режиме? Это же легко. Более того, после того, как я зарегистрировался, почему не дать мне возможность, нажав на ссылку, информировать своих друзей и знакомых об этом через соц. сети. Таким образом, можно формировать социум людей, которым будет интересен презентуемый продукт или решение.

4.     Дополнительно было бы удобно, если бы в приглашении присутствовала карта (схема проезда), совершенно нелишней будет информация о том, как добраться к месту проведения на автомобиле или на общественном транспорте.

5.     Наличие зафрахтованного транспорта, курсирующего от места проведения мероприятия до ближайшего метро с определённым интервалом (до и по окончании мероприятия) – это не роскошь, это конкурентное преимущество.

6.     Если есть парковка, очень важно это указать. Если она отсутствует, хорошим тоном будет указать места, где можно припарковать автомобиль, и предупредить, платной ли является парковка, её стоимость будет ли она бесплатной при предъявлении приглашения на мероприятие. Даже для тех, кто планировал приехать на общественном транспорте, подобная забота заранее сформирует позитивное отношение к организаторам мероприятия. Дело не в «жлобстве» приглашённых и нежелании платить за паркинг, дело в вашем внимании к мелочам и формировании впечатления гостей о том, что бизнес с вами сулит им удобство и комфорт.

7.     Очень важно организовывать и указывать о наличии бесплатного Wi-Fi. Очень многие чувствуют себя более комфортно, когда могут держать руку на пульсе своих бизнес-процессов. Отсутствие возможности получить важную электронную почту во время проведения форума зачастую негативно влияет на решение прийти на него.

8.     При электронном способе регистрации я бы хотел получить возможность предъявить при входе на мероприятие приглашение в электронном виде, тем самым исключив необходимость распечатывания его на бумаге. При использовании QR или штрих-кода их считывания с экрана смартфона для регистрации не представляет сложности.

9.     Достаточно интересным решением является взимание денежного штрафа (например, 20-30 грн.) за опоздание. Эти деньги могут являться призом при проведении конкурса на мероприятии. Это оригинальный шаг для дисциплинированния публики и демонстрации уважения к пунктуальности со стороны организаторов. Ваши гости неизменно заметят и оценят его. Только не забудьте предупредить об этом.

10.  В случае проведения мероприятия на открытом воздухе укажите возможность укрыться от непогоды и наличие чистых туалетов, а также экстренной медицинской помощи. Нелишним будет за несколько дней напомнить о мероприятии информационным письмом с указанием прогноза погоды.

11.  Информация о наличие хорошего чая (чёрного и зелёного, и не в пакетиках из туалетной бумаги), а также заварного кофе дополнительно позитивно вас охарактеризует в глазах гостей. Не надо стесняться информировать о мелочах. Сейчас мало кто это делает. А ваши гости ждут внимания к себе именно в мелочах.

12.  Сопоставьте дату, время и место проведения мероприятия с городскими пробками (метро, автотранспорт) и погодой (в случае проведения мероприятия на открытом воздухе). Поставьте себя на место приглашённого, посмотрите критично (даже цинично) на приглашение: будет вам удобно в пятницу, в центре города, в 17 или 18 часов, с машиной, после работы пить пиво? Нет? Откажитесь от проведения мероприятия в это время. Почему? Да потому, что многие просто «мечтают» ради вашего «важного» мероприятия лишиться возможности, например, перед тремя подряд выходными, уехать на дачу, на рыбалку и т.д.

13.  Откажитесь от стандартных подарков. Найдите креативные решения. Только при нестандартном подходе информацию о вас будут распространять. Не все из нас готовы говорить или хвастаться подарком в виде пакета с бутылкой коньяка и коробкой конфет. Есть масса интересных подарков, которые не выкинут, как восьмой по счету настольный календарь. Вы не знали, что их выкидывают? Так их ведь для этого и дарят. 

14.  Старайтесь не проводить мероприятия в «гламурных» местах, это необдуманно дорого, проезд туда долгий и сложный, парковка затруднительна, атмосфера едва ли деловая. Ваши клиенты – не идиоты, они заранее понимают, что стоимость подобных мероприятий будет заложена в цену презентуемого (продвигаемого) товара.

15.  Если выступление будут на английском или другом языке, обязательно укажите это в приглашении. Если будет синхронный перевод, так же не забудьте об этом сказать.

Перечисленные выше идеи и наблюдения основываются на моём собственном опыте. Скорее всего, каждый смог бы добавить свои впечатления и пожелания. Я хочу подчеркнуть, что нет ничего важнее мелочей и внимания к коллегам, партнёрам и гостям. Провести мероприятие могут многие, это не фокус. Провести изящно и профессионально могут только избранные.