Часто можна почути, що ми діджиталізуємо свої ідеї та ідеї наших клієнтів, і що це наша місія. Ми вирішили поділитись практичним досвідом, який надихнув на власну розробку —  JUST PLAN.IT!

Один з наших клієнтів — дистриб'ютор автомобілів в Україні та власник мережі станцій технічного обслуговування, розповів про складнощі, які виникають при плануванні та наданню послуг з сервісного обслуговування клієнтів.
Основними недоліками були:
1. Низька швидкість обробки запитів, що призводила до черг;
2. Складний процес запису до центрів обслуговування, довгі телефонні перемовини та черги на лініях;
3. Втрата частини інформації при записах офлайн, на паперових носіях та інше;
4. Накладки декількох клієнтів на один і той же час;
5. При змінах у бригадах, або не виході (заміні) працівника не було можливості швидко перепланувати завантаженість персоналу;
6. Відсутність зв’язку інших програм для запису з обліковою системою та програмою для розрахунку винагороди працівників.Дані по відпрацьованим годинам заносили вручну;
7. Не можна було надати аналітику роботи СТО за вимогою власника бізнесу. Звітність подавали лише один раз на місяць.

Як компанія працювала до впровадження “Планувальника візитів”?

Клієнт телефонує і бажає записатися на одну, або кілька послуг компанії. Співробітник робить запис, наприклад, в Excel або іншій таблиці, CRM, але потім з’ясовується, що в цей момент був дзвінок від іншого клієнта і час вже заброньовано. В таких ситуаціях клієнту дзвонили повторно, приносили свої вибачення і пропонували інший час \ дату … Робили повторно запис і добре, якщо на цьому все закінчилось.
Подібні ситуації могли повторюватися неодноразово. Все це негативно позначалось на лояльності клієнтів і працездатності співробітників. Було важко запланувати, передбачити, та управляти завантаженням одного центру чи усієї мережі СТО.
Звичайно є величезна кількість різних CRM, які в деякій мірі вирішують це завдання, але виникає інша проблема – керівникові, директорові та власнику СТО необхідно бачити планове і майбутнє завантаження по компанії та формувати звіти по виконаним роботам попередніх записів. Тобто, потрібно додатково все заносити в облікову систему (зазвичай у невеликих та середніх компаній це 1С:Підприємство), або робити інтеграцію – а це додаткові фінансові витрати.
Для вирішння таких проблем обслуговуючої компанії, нами було розроблено універсальний вебінтерфейс «Планувальник відвідувань», який дозволяє записувати відвідувачів на одну або кілька видів послуг в режимі реального часу і автоматично транслювати всі записи в облікову систему. Тобто, водночас враховувати завантаження всіх робочих центрів і формувати звіти за день \ місяць як по кожному співробітнику, так і по компанії в цілому.

Які та як оцифровані бізнес-процеси на СТО?

Сервіс.

Обслуговування клієнтів вийшло на більш сучасний та простий рівень. Тепер при звернені клієнта планування, запис та погодження візиту можна створити за декілька хвилин і відразу на одну, чи кілька видів послуг. Маючи під рукою всю інформацію про час та вид послуги, можна узгодити тривалість робіт. При повторних зверненнях чи уточненнях в Plan.iT реалізовано швидкий пошук за VIN, номером телефону, П.І.Б, коментарем та іншими даними клієнта.

Контроль

В роботі станції технічного обслуговування це не лише контроль поточного статусу запису (запланований, прибув, не прибув, в роботі, інше). Це повний контроль над завантаженістю в розрізі посад і видів робіт у команди. З таким програмним рішенням можна також і планувати виходи фахівців на посади.

Аналіз та звітність.

З Plan.iT можна виконати задачі та отримати результат в режимі реального часу:

Задача	Результат
Інтеграція з обліковою   системою.	Не потрібно дублювати дані вручну, усі документи з’являються в обліковці автоматично.
Формування аналітичних   звітів.	Аналітика обслуговування клієнтів за статусами, роботами та іншими вихідними даними. Дані можливо вивести як у вигляді стандартної таблиці, так і у вигляді графіків з кольоровою диференціацією даних.
Для керівника і власника   компанії – аналіз планової   та майбутньої   завантаженості компанії     за обраний  період.	Автоматично за даними минулих періодів можна запланувати або передбачити об’єми робіт станції та мережі.

 Додаткові можливості розробки:

• вебінтерфейс можна інтегрувати з будь-якою обліковою системою;
• доопрацювати та налаштувати відповідно до  потреб та специфіки окремого бізнесу;
• Plan.iT можна придбати готовим рішенням, а можна орендувати на необхідну кількість робочих місць;
• робота онлайн в режимі 24\7.

Як працюють та виглядають усі процеси в режимі реального часу ми намагались показати у короткому 9-ти хвилинному відео на нашому офіційному .

Наша розробка “Планувальник відвідувань” – легкий та сучасний інструмент, що допомагає професіоналам сфери автосервісу та післяпродажного обслуговування автомобілів бути більш ефективними та підвищувати свої конкурентні переваги за допомогою високого рівня сервісу.
Керуйте процесами у режимі реального часу просто. 

“Just Plan.iT”