Метод світлофора в бізнесі та особистому житті

Пройшов міжнародний день світлофора і ця подія надихнула нас в iT.Artel на тематичний матеріал.

Звичайно, ми ніякого відношення до світлофорів на дорогах не маємо, крім участі наших фахівців в проекті автоматизації компанії, що виробляє світлофори. Але! Ми подивилися на цей чудо інструмент трохи з іншого боку, а якщо чесно, то навіть з кількох. Виявляється, кожен з нас стикається з трьома усіма відомими кольорами (червоний, жовтий і зелений) не тільки як пішохід або водій. Ми часто використовуємо ці умовні позначення в особистому житті, бізнесі та в роботі в цілому. Ми інстинктивно сприймаємо червоний колір як ознаку чогось важливого або небезпечного.Жовтий – для нас більш нейтральний, колір підготовки або уваги.Зелений – це добре, правильно і часом навіть корисно. Давайте розглянемо випадки, коли ми використовуємо таке триколірне маркування в роботі і бізнесі на прикладі програмних продуктів, які ми використовуємо у себе в роботі, і на прикладі рішень, які представлені в продуктовому портфелі iT.Artel. 

Кому буде корисно?

Директору і власнику компанії, фінансовому відділу і бухгалтеру, керівнику відділу маркетингу, бренд менеджеру, PR фахівцям і маркетологу. Можливо, ви теж користуєтеся таким методом, або навіть програмами як у нас, та можливо дізнаєтеся про нові інструменти. 

Відділ продажів.

Отже, старт роботи і збір інформації починається з відділу продажів.Наша команда використовує “Метод світлофора” в трьох напрямках своєї діяльності.

Перший – етапи взаємодії з клієнтами, або, як кажуть, “воронка продажів”. Наприклад, на перших стадіях спілкування і зацікавлення нашими послугами, клієнтам надають червоний колір. Це говорить про те, що він вимагає більше уваги для отримання позитивного результату – здійснення угоди. Після ознайомлення з продуктовим портфелем клієнту відправляють комерційну пропозицію або, при необхідності, проводять презентацію рішень – це етап жовтий.

І звичайно ж фінальним зеленим кольором в нашій CRM системі ми відображаємо тих клієнтів, які прийняли рішення з нами співпрацювати. Вони можуть бути на етапах узгодження комерційних пропозицій, підписання договору і т.д. Другий напрямок присвоєння кольору клієнтам – при зборі інформації про завдання і питаннях, які клієнту необхідно автоматизувати. Перед підбором продуктів наші фахівці в процесі спілкування поділяють клієнтів на:

• “Зелених” – для вирішення потреб клієнта є готовий програмний продукт.
• “Жовтих” – одного готового продукту немає, але можна підібрати кілька або трохи доопрацювати, наприклад підключивши інтеграцію.
• “Червоних” – коли необхідна індивідуальна розробка і індивідуальне рішення.

 Третій напрям, коли ми в нашій CRM сегментуємо за кольорами – це планування. Наші фахівці складають KPI і плани завдань. У цьому випадку три кольори застосовуємо так:

• Зелений – виконання і перевиконання KPI.
• Жовтий – середній показники або в межах норми.
• Червоний – невиконання або відхилення від мінімальних показників.

 Такий наочний поділ дозволяє керівнику відділу і менеджерам з продажу швидко реагувати, приймати рішення для поліпшення якості роботи при взаємодії з клієнтами, проводячи успішні угоди і підвищуючи якість обслуговування. Показники KPI також відображаються і в обліковій системі. На підставі таких даних фінансовий відділ розраховує заробітну плату і проводить бюджетне планування. 

Маркетинг.

У відділі маркетингу, як і в будь-якій проєктній діяльності, команда створює і контролює свої завдання і проєкти, їх терміни і дедлайни, фіксує статуси готовності і виконання. Але так само, зі слів нашого маркетолога і PR фахівця в одній особі, він використовує Semantrum від Ліга: Закон.У цій онлайн-системі медіа-моніторингу та контент-аналізу є сегментація настрою (тональності) згадки нашої компанії та бренду. Тобто, проаналізувавши згадки за останні 12 місяців за всіма джерелами (онлайн ЗМІ, друкована преса, ТВ, Радіо, Facebook, Instagram, Telegram, YouTube, Twitter, Live Journal, сайти відгуків, форуми і блоги, сайти пошуку роботи, сайти компаній і держорганів) маркетолог бачить дані в розрізі:

• позитивного настрою (зелений),
• нейтрального (жовтий),
• негативного (червоний).

Така своєчасна інформація дозволяє керівнику відділу маркетингу і нашому HR розробляти і вживати заходів для підтриманням позитивного іміджу компанії та бренду роботодавця. 

Розробка і впровадження проектів.

Ми в iT.Artel не просто продаємо і впроваджуємо складні проекти на базі рішень BAS і 1С: Підприємство, у нас також є і власні розробки (Plan.iT, Smart.Bid), і про них докладніше ми розповімо нижче. Наші фахівці працюють над проектами в Jira, а частина команди працює в програмному продукті “РМ. Управління проектами”. У цьому рішенні є кілька інструментів з колірною градацією:

1. Моніторинг проєкту за ключовими показниками ефективності – KPI. Наочно демонструє оперативні дані про досягнення стратегічних і тактичних (операційних) цілей.
2. Ефективний розподіл ресурсів між проєктами. Об’єктивний аналіз пріоритетів проєктів і оцінки ступеня впливу відхилень на виконання проєктних робіт.
3. Підвищення темпів і якості виконання проєктів. Постійний моніторинг ходу виконання проєкту, виявлення відхилень на ранніх стадіях проєкту. Таким чином,  визначаючи червону, жовту і зелену зони, команда відразу отримує інформацію про проблеми, що виникають та порушення планів, що дозволить оперативно прийняти рішення і заходи.

Облік бюджетної установи от iT.ArtelФінансовий відділ і бухгалтерія.Це основні користувачі облікової системи. Але, як виявилося, вони теж працюють з колірними маркерами. Вони не просто працюють з цифрами і законодавчою інформацією. Ось з чим вони працюють:

1. В обліковій системі “Управління виробничим підприємством” (далі УВП) фінансовий відділ і бухгалтерія налаштовують і використовують “метод світлофора” при: — розрахунку фінансових винагород – зарплати на підставі виконання або невиконання KPI співробітників; плануванні та бюджетуванні фінансової діяльності компанії; — роботі з розділом постачальників. Присвоєння колірних статусів використовують для відстеження надійності і при своєчасних взаємодіях. Така ж функція плюс CRM система плюс закупівлі плюс продажі доступна в BAS ERP.

2.  Для тих, у кого велика кількість постачальників і дуже динамічний потік, наш фінвідділ і юристи рекомендують використовувати сервіс “Contr Agent”. Це онлайн-сервіс, що дозволяє перевіряти всіх юридичних осіб та ФОП на наявність достовірної інформації відповідно до реєстраційних даних в режимі 24 і повідомляти вас про зміни у контрагента в режимі реального часу. Згідно кольоровій палітрі – червоний, зелений, жовтий, ви можете наочно побачити ризик-фактор про банкрутство або санацію вашого контрагента. За допомогою такого ресурсу, (до речі, він знаходиться у вкладці “Досьє”), легко перевірити і впевнитися в надійності свого контрагента, та своєчасно вжити рішення про співпрацю. 

3. У нашій власній розробці – Smart.Bid, яку ми спочатку розробили для власних цілей, а тепер зробили доступною для клієнтів, ми теж врахували колірну фільтрацію. Smart.Bid – мобільний додаток, який було створено для керівника компанії для оперативного узгодження заявок на витрати грошових коштів. Як це працює? Фінансовий відділ створює заявку в програмі “УПП” і відправляє власнику на узгодження. Наш же керівник з свого смартфона або погоджує (з’являється в системі статус із зеленим кольором) або залишає ще на розгляд (жовтий) або відхиляє з коментарем заявку (червоний). 

Юридичний відділ.

Юридичний відділ, крім власного планування рішення задач і маркування деяких юридичним моментів в документах, також використовує сервіс від LIGA ZAKON – “Contr Agent”, щоб ознайомлюватися з досьє контрагента і оцінювати ризик-фактори ненадійності при співробітництві. 

Найголовніший у всьому командному ланцюжку відділів – адміністративний.

Сюди входять власник і керівник компанії. Керівник та інші члени адміністративного відділу часто використовують в своїй роботі безліч ІТ продуктів і саме колірну градацію за методикою світлофора. На підставі інформації і операційних показників, які вносять співробітники різних відділів і виводиться зведений звіт загальних показників. В першу чергу така візуалізація допомагає:

• Оцінювати результативність як бізнесу в цілому так і окремих його напрямків.
• Оцінити ефективність і результативність команди, успішність проєктів і співпраці.
• Спланувати і проконтролювати виконання планів виробництва, продажу і просто фінансового бюджетування.
• Моніторити і контролювати надійність постачальників, підрядників і покупців.
• Знати і розуміти, що говорять про компанію, бренд в галузі і про інші важливі теми в інтернеті, ЗМІ.

Всі перераховані вище показники можна відстежувати в ERP і CRM системах, в сервісах для роботи з проєктами, моніторингу згадок про бренди, системі аналізу контрагентів і т.д. Про всі такі програмні продукти ми розповіли в розрізі відділів та напрямків компанії на власному прикладі. Такими продуктами найчастіше користуються конкретні фахівці напрямків, але найважливіше в таких продуктах – графічне відображення справ компанії завжди легше сприймається і допомагає знайти вузькі місця, що вимагають прийняття операційних рішень. Ну що ж, можна зробити висновки, що часом звичні речі мають не тільки пряме призначення. Іноді потрібно подивитися на інструмент з іншого боку і з’явиться ідея. А ми точно знаємо, що в сучасному світі ідею можна і потрібно діджиталізувати, щоб бути максимально ефективним.