Как правильно внедрить таск-менеджер в компанию

Какие трудности возникают при внедрении проджект-менеджемент системы

Система управления проектами улучшает процессы внутри компании, повлиять на эффективность и вывести менеджмент структуры на другой уровень. Таск-менеджеры помогают ставить задачи, проставлять дедлайны, разбивать команду на функциональные подразделения, оценивать работу проекта стратегически.

Эти преимущества могут быть очевидны для руководства, но не сотрудников. Чтобы система управления проектов начала давать результаты нужно чтобы команда начала ей правильно пользоваться. Чтобы этого произошло, нужно ее правильно имплементировать. Рассказываем о 5 проблемах, с которыми сталкивается менеджмент и как их решить.

1. Сотрудники не понимают, зачем это нужно

Согласно исследованию PwC 49% сотрудников в корпорациях не открыты к цифровым технологиям. То есть они будут противиться любым новым программам, в особенности тем, которые нужно использовать на постоянной основе.

Поэтому первое, что следует сделать руководству – подробно и понятно объяснить, зачем в работу вводится новый инструмент. Для этого можно провести совещание внутри компании или же сделать онлайн-колл. Важно знать ответы на вопросы, которые будут ставить сотрудники. Для этого руководитель или руководительница должны и сами четко понимать, зачем внедряется таск-менеджер.

Блог компании Epicflow советует сконцентрироваться на ценности системы управления проектами. Оттолкнуться от того, как она поможет не только компании, но и развитию каждого сотрудника в отдельности.

2. Вы не контролируете процесс внедрения

Недостаточно сообщить, что теперь работа переходит в систему управления проектами, и завести аккаунты для сотрудников. Для успешной имплементации нужно назначить координаторов – людей, которые будут контролировать процесс внедрения. В их задачи входит: помогать разобраться с программой, подсказывать как ей пользоваться правильно, следить, чтобы сотрудники не забывали заносить в нее данные и закрывать задачи.

Это особенно важно, если вы переводите компанию на трекинг времени, что можно сделать при помощи отдельного приложения Toggl, или же сразу воспользоваться системой управления проектов со встроенным трекером – Worksection.

«Координаторы должны убедиться, что сотрудники правильно используют трекеры. Бывает, например, что человек просто включает трекер в 9 утра и выключает в 18. Но почти не существует заданий, которые можно безостановочно делать в течение дня. Обычно задания делятся на 30 минут, час и два часа. Дольше бывает реже и, как правило, это уже какая-то мультизадача», – объясняет основатель ThinkGlobal Богдан Александрук на примере внедрения Worksection в своей компании.

3. Вы не провели обучение продукту

Каким бы простым не было программное решение, все равно стоит объяснить как им пользоваться. В компании всегда найдутся гики, которые будут только рады побыстрее разобраться, но также будут и те, для кого дополнительные инструменты – головная боль.

У большинства таск-менеджер систем на сайтах есть туториалы, в которых объясняются основные аспекты работы: и у Basecamp, и у Asana, и у JIRA. Однако, большинство из них на английском языке, что может быть проблемой. В этом плане выгодно отличается Worksection, который содержит объяснения на трех языках (английский, украинский, русский) отдельно для руководителей и для сотрудников, а также понятные и короткие видео.

4. У вас был негативный опыт работы с другими системами

Если вы уже когда пытались внедрять систему управления проектами, но на нее в итоге все «забили», то любое нововведение будет восприниматься со скепсисом.

«В диджитал-агентствах, в которых я работала, мы пользовались и Trello, и Basecamp, и другими CRM-системами. Но в Basecamp не было удобного календаря, нельзя было понять, что прямо сейчас происходит в проекте. В Trello нет возможности достаточно хорошо расписать задачу, как это, например, можно сделать в Worksection», – рассказывает организационная менеджерка проекта Ukraine.

Для того, чтобы избежать ошибок предыдущего внедрения, нужно четко проанализоровать, что же пошло не так. После этого либо решить проблему самостоятельно, либо обратиться к службе поддержки системы управления проектами. Как правило у них есть свои консультанты, которые смогут проанализировать ваш проект и сделать внедрение безболезненным. К примеру с имплементацией Worksection компании помогает MBA и эксперт по OKR Константин Коптелов.

5. Вы не поддерживаете инноваторов и сами не служите примером

Для того, чтобы таск-менеджер заработал на полную мощность, нужно чтобы все были одинаково вовлечены в процесс. В этом помогут инноваторы внутри команды.

Инноваторы – люди, которые первые подхватывают новое решение, быстро в нем разбираются и начинают делиться своим опытом с окружающими. Согласно Джону Коттеру лучше новые решения внутри компании принимаются тогда, когда находится инициативная группа, которая своей репутацией легитимизирует новые процессы. Задача руководителей в этой ситуации – обнаружить эту группу и поддержать ее.

В то же время, даже при выполнении всех факторов, система не будет работать, если руководство не подаст пример. Если менеджмент отнесется к внедрению таск-менеджера как к забаве для персонала, но сами не начнут вести свою работу через него, очень быстро персонал скопирует эту модель поведения и начнет саботировать систему.