Удалённая работа сотрудников

Есть мнение, что удалённая работа сотрудников неэффективна. В основном, это точка зрения руководителей, не понимающих сколько времени их подчинённые реально тратят на работу, а сколько на перекуры.

Решил разместить свою майскую публикацию об удалённой работе сотрудников компаний. Она была посвящена приблежающемуся Евро-2012, но она актуальна для эффективной организации работы компании и сейчас .

Статья об удалённой работа сотрудников компаний во время Евро-2012 (изначально опубликована в мае 2012, на сайте компании Людський Фактор™).

Давно хотел написать небольшую статью об удалённой работе сотрудников. Неоднократно успешно готовил и использовал подобные решения. Регулярно консультирую своих друзей и знакомых на эту тему. Евро-2012 — хороший повод для тех, кто хотел проверить такое решение и кто заинтересован в результативной работе компании, в том числе в форс-мажорных условиях. Постарался кратко, без использования специфичных терминов описать основные моменты.

Итак, скоро Евро-2012. Не надо быть провидцем, чтобы понимать: транспортный коллапс в Киеве во время проведения игр неизбежен, тем более, информации о том, где и когда движение будет перекрыто, предостаточно.

Многие с ужасом и раздражением представляют себе, сколько времени они будут проводить в пробках. А если работа связана с передвижениями по городу, становится совсем грустно. Мы все понимаем, что бизнесу в этот период будет очень тяжело.

Речь в статье пойдёт, в основном, о сотрудниках компаний, которые работают с компьютерами и телефонами, задача этих людей — не проведение сложных хирургических операций, не нахождения у станка и т.д.

Вот несколько советов тем, кто не хочет сидеть, сложа руки, а готов заранее подготовить решение проблемы, которая не за горами.

Разделите сотрудников на две категории:

1.     Кто должен обязательно находиться в офисе;

2.     Кто сможет работать удалённо (вне офиса).

Тем, кто должен находиться в офисе (магазине и т.д.), работая с клиентами или, к примеру, с первичной документацией, нужно пересмотреть график. Кто-то раньше приходит и раньше уходит, кто-то его сменяет.

Тот, кто сможет работать удалённо, должен понимать, что рабочее время — это время его работы, а не нахождения в парикмахерской или на прогулке с собакой. Этот сотрудник должен быть доступен онлайн как по телефону, так, к примеру, и по e-mail. Руководитель должен ясно и чётко это объяснить.

Не нужно бояться удалённой работы сотрудников. Формула очень простая – те, кто работают и дают результат, смогут эффективно выполнять свою задачу, в том числе и в непривычных условиях. Для планктона, который пьёт кофе и курит рядом с офисом, перемещение курилки на домашний балкон не изменит показателей компании. Сорри и за прямоту.

Удалённая работа, в первую очередь, потребует доступа к информационно-технологическим системам компании различного рода. Уже 10 лет  удалённый доступ к информационным сервисам – не фокус. Фактически любая система имеет такую возможность. Степень паранойи касательно безопасности и здравого смысла в каждой компании своя, но если есть желание – технологических проблем нет, всё решаемо, причём легко и недорого.

Сотрудник, работающий удалённо, должен иметь доступ в Интернет, если его нет, позаботьтесь об этом, это не стоит больших денег. Подключение к Сети посредством беспроводных технологий осуществляется в течение нескольких часов. У сотрудника должно быть оборудование (компьютер) и телефония (мобильная или стационарная). Если есть определённые лимиты и ограничения, например на мобильную связь, пересмотрите их или компенсируйте затраты сотруднику за этот период. Решите административный вопрос, касающийся выноса оборудования (компьютера) за пределы офиса, если ранее это было запрещено. В случае необходимости подпишите с сотрудником дополнительный документ, этот шаг убережёт вас от проблем, а сотрудника от искушения. Проверьте работу всех систем по удалённой схеме, протестируйте на одном-двух работниках, в случае необходимости установите дополнительное программное обеспечение и произведите необходимые настройки как на серверном, так и на клиентском оборудовании.

Бизнес-процессы

Подготовьте списки сотрудников и определите изменения их задач на этот период. Возможно, будет необходимо внести специфичные корректировки, так как непривычная ситуация может потребовать внесения дополнительных изменений в бизнес-процессы.

Организация встреч и совещаний

Анализ руководителем места жительства сотрудников позволит принять решение о проведении совещаний (когда присутствие сотрудников необходимо) не в офисе, а в месте, более удобном для этого, куда быстрее и менее проблематично добраться. Заранее определите место и время, договоритесь с кафе или рестораном. Если вы сможете гарантировать заведению минимальный чек за кофе и пирожные, то в некоторых случаях вам смогут предоставить флипчарт и маркеры. Я бы на месте кафе уже бы продвигал такую услугу, тем паче, в подавляющем большинстве есть Wi-Fi.

Транспорт

Служебный автотранспорт на этот период желательно распределить между сотрудниками, которые его используют. Речь о том, что если автомобили по корпоративной политике должны оставляться на ночь возле офиса, то доступ и выезд автотранспорта в период перекрытых дорог может быть очень длительным. Размещения автомобиля на парковке возле дома сотрудника позволит ему не тратить время на процесс доступа к машине. А если количество выездов многократное, то целесообразность использования автомобиля и эффективность работы такого сотрудника в этот период очень сомнительна.

Охрана офиса

В случае изменения графика основных сотрудников, возможно, потребуется внесение корректировок в работу охранников. Усиление охраны на этот период также не будет лишним, поскольку, кроме сэров и месье, в Украину приедет очень разношёрстная публика.

Проблематика

Из моего опыта создания решений по удалённой работе сотрудников самой большой проблемой является то, что многие руководители не умеют и не готовы работать по такой схеме. Наш менталитет больше заточен на контроль прихода и ухода с работы. Это нам долго прививали, а зачастуюи продолжают прививать. Постановка задач подчинённому и контроль их выполнения не всем по плечу. Убежденность в необходимости утренних и вечерних планёрок, пятиминуток, совещаний с обязательным «телесным» присутствием преобладает над умением сосредоточиться на результативности, а не время провождении.

Необычная проблема

В недалёком прошлом, без компьютеров и мобильных телефонов, нахождения человека на больничном листе (дома или в больнице), автоматически означало, что сотрудник «выпал» из бизнес-процесса. Сейчас только глухота и переломы всех пальцев на руках не позволит сотрудникам выполнять работу удалённо. Получается, что нахождение на больничном листе совершенно не означает, что сотрудник перестал работать.

Стереотипы и заблуждения

Есть мнение экспертов, широко известных в узких кругах, что удалённая работа сотрудников неэффективна, что она их «расхолаживает» и т.д. В основном, это точка зрения руководителей, не понимающих или не хотящих понимать, сколько времени их подчинённые реально тратят на работу, а сколько — на опоздания, перекуры, кофе, разговоры по телефону, катания на лифте и, конечно, посещение«профильных» сайтов с модой, автомобилями, новостями, рыбалкой и т.д. На практике, при удалённой работе сотрудники работают больше и гораздо эффективнее. На моём опыте сотрудники работали более 12 часов, выполняя свои обязанности.

Например, бухгалтер, бегающая в течение рабочего дня к больному ребёнку, решающая вопросы по телефону с врачами и пытающаяся вовремя сдать отчёт, сделает в последнем массу ошибок. Когда этот же бухгалтер сосредоточится на отчёте после решения однозначно более приоритетной для неё задачи с заболевшим ребёнком, качество выполненной работы будет выше и работа будет выполнена в срок. Этот бухгалтер, находясь дома в 3 часа ночи, подготовит и отправит отчёт, а работать в 3 часа ночи в офисе, когда дома больной ребёнок, она не будет.

В обычной ситуации проще и легче придумать причину и не выполнить задачу.  Аргументировать же, почему не была выполнена работа при том, что фактически все условия для этого были, довольно сложно, проще сделать работу.

Разумеется, это не универсальный рецепт. Существуют разные компании, разные подходы. Много отдельных нюансов. Тем не менее, в преддверии Евро можно протестировать данный подход. Когда ещё появиться такой повод? Заранее подготовить решение значительно лучше, чем сидеть и сетовать на то, что не беспокоился заранее. В дальнейшем возможность удалённой работы сотрудников очень поможет при переносе рабочих дней, длительных командировках и т.д. Сейчас многие компании активно продвигают «облачные» решения, архитектура и философия которых построена на идее удалённой работы.

Статья на эту же тему  «Соблюдай дистанцию. Что способствует распространению практики удаленной работы в Украине»   20 июня 2012 года.