Facebook как система электронного документооборота, мой сисадмин Марк Цукерберг.

10 октября 2013, 07:13
0
228

Используя страницы, группы, подписки и другой стандартный функционал Facebook получилось создать полноценное решение по электронному документообороту.

Мои хорошие знакомые всё-таки уговорили меня проверить на практике мою старую идею по использованию социальной сети Facebook как систему корпоративного электронного документооборота.
У меня определённо получилось. Почему, кратко изложено ниже.
Имея опыт успешного внедрения систем электронного документооборота в нескольких компания и являясь пользователем Facebook сложно было не заметить массу похожего функционала.
Используя страницы, группы, подписки и другой стандартный функционал Facebook получилось создать полноценное решение по электронному документообороту. Я думал, что подобное решение — это не лучшее решение для крупных компаний. Теперь готов аргументировано поспорить на эту тему. Фактически документооборот получилось запустить на стандартных, бесплатных возможностях социальной сети. Самым нелепым, в психологическом плане, было то, что лайк это подписание документа, а дислайк это отзыв подписи.
Я не видел не одного лица, которое не удивилось или не улыбнулось услышав это. Но это сначала. Позже сотрудники называли этот “конфуз” самым занимательным и привычным в использовании.Наличие возможности комментировать и в случае необходимости согласовывать, “поделиться” документом с сотрудниками не входящими в конкретную группу-подразделение компании, наделяет подобное решение стандартными возможностями присущими электронному документообороту. Уведомления о подписании или комментарии касательно согласования документа значительно ускоряло процесс. На моём опыте одним из самых сложных моментов при внедрении электронного документооборота является интеграция работы системы в разношерстный мир Apple, Android, BlackBerry, Microsoft и прочих гаджетов. Все разумно хотят удалённо, в комфортной обстановке, используя привычные инструменты согласовывать и подписывать документы. Раньше я был вынужден решать данную задачу используя BYOD и адаптивный WEB дизайн. В основном успешно, но всегда очень проблематично. В данном случае моим “ведущим системным администратором” выступал не кто иной как сам Марк Цукерберг. Хочу сказать, что он делает свою работу мега профессионально. Система документооборота работает на любых устройствах и операционных системах, как в режиме WEB так и с использованием нативных приложений. Спасибо Марк! :)
Разумеется, решение по электронному документообороту получается совершенно бесплатное.
Снова спасибо Марку.
Как оказалось, электронный документооборот на движке Facebook, замечательно работает в компании с количеством чуть более 100 пользователей (сотрудников). Тут я уверен, что Марк со мной категорически не согласится и назовёт большую цифру. Конечно, в случае необходимости можно дополнительно, посредством программирования добавлять новые приложения и функционал, но как по мне, существующие возможности даже избыточны. Самым интересным и как в последствии оказалось вполне ожидаемым моментом оказалось, что сотрудников компании не нужно обучать использованию документооборота. Приятным сюрпризом стало то, что сами сотрудники подсказывали как сделать лучше и удобнее, активно участвуя в процессе. Это для меня было в новинку, так как в основном на старте внедрения существующих решений электронного документооборота приходилось сталкиваться с нежеланием сотрудников компании использовать его. Потом все говорили спасибо, но сначала сабелька тупилась :)
Хочу обратить внимание, что одно из основных идеологических отличий социальных сетей и систем электронного документооборота заключается в том, что соц. сеть предназначена сразу на массовый спам, то есть используется параллельная схема для отправки сообщения (контента, документа) сразу всем. Система же электронного документооборота, равно как и бумажного, кроме использования параллельной схемы согласования документа требует и последовательного согласования. Причём чем больше в компании бюрократии и боязни ответственности, тем более длительная будет последовательная цепочка согласование документа. Но вопрос последовательного согласования в механизме соц. сетей тоже решаем. Я считал это самой большой проблемой и это было причиной того, что я не очень хотел тестировать такое решение на практике. Но пилотное внедрение показало, что есть масса путей решения данного вопроса.
И так.
Механизм социальных сетей можно и даже нужно использовать как систему электронного документооборота.
Функционал достаточен, при необходимости можно дописать (заказать) отдельные приложения.
В основном сотрудники умеют им пользоваться, нет нужды обучения и соответственно, боязни или нежелания со стороны сотрудников.
Покупать программное обеспечение нет нужды.
Покупать сервера не нужно, это сразу облачное решение.
Группа специалистов по внедрению не нужна.
Доступ возможен с любых устройств.
Дополнительно, к вышесказанному можно обратить внимание, что такой функционал как календарь событий, возможность проведения опросов и т.п. + немного фантазии поможет создать дополнительное корпоративной сервис как внутренний корпоративный портал. Главное захотеть.

P.S.
Касательно мнимой безопасности и конфиденциальности данного решения вопрос даже не стоит. Доступ к серверам корпоративного документооборота в вашем офисе или в Date Center на территории нашего государства посредством «масок шоу» не представляет труда. В тоже время несанкционированный доступ к вашей информации в случае расположенных на ресурсах в других государствах для недоброжелателей будет многократно сложнее. Я до сих пор твёрдо убеждён, что в большинстве случаев уровень информационной безопасности и главное отношение к ней в нашей стране ещё более виртуален, чем сама информация.


Рубрика "Я - Корреспондент" является площадкой свободной журналистики и не модерируется редакцией. Пользователи самостоятельно загружают свои материалы на сайт. Редакция не разделяет позицию блогеров и не отвечает за достоверность изложенных ими фактов.
РАЗДЕЛ: Пользователи
Если вы заметили ошибку, выделите необходимый текст и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить об этом редакции.