Как отразить в учете расходы на электронные ключи

Предприятие, работая с е-документами и электронной отчетностью, должно иметь электронный ключ.

ЭЦП используется должностными лицами предприятия при обмене электронными документами, работе с первичными документами и т.д.

Сервис E-DOC предоставляет возможность получить ЭЦП, потому вопрос отражения в бухучете предприятия покупки ключей невозможно игнорировать.

Как квалифицировать оплату предприятием электронных ключей: как расходы периода или приобретение нематериального актива? Такую консультацию предоставляет бизнес-издание «».

Так, объясняется, что при приобретении электронных ключей (ЭК) формируется личный и открытый ключи предприятия. Их определения содержатся в ст.1 Закона № 852-IV «Об электронной цифровой подписи». Личный ключ – это«параметр криптографического алгоритма формирования электронной цифровой подписи, доступный только подписанту». А открытый ключ также представляет собой параметр криптографического алгоритма проверки электронной цифровой подписи (), доступный всем субъектам отношений в сфере ее использования.

Консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению Александр Волочай интерпретирует эти законодательные нормы для простых пользователей.

ЭК – это определенный набор символов (цифр, букв, знаков), который формируется компьютерной программой с использованием генератора случайных чисел. Эта информация помещается в файл или хранится на бумажном носителе. Личные ЭК являются секретными и хранятся только у предприятия (доступ к ним обеспечивается паролем). С помощью личного ЭК и определенного алгоритма предприятие создает ЭЦП, расшифровать которую можно открытыми ключами. Такие ЭК подтверждаются сертификатами, которые выдает центр сертификации ключей, а доступ к ним имеют все заинтересованные лица. Например, создав тот или иной отчет, предприятие подписывает его с помощью личного ЭК. Получив отчет, ГФС, Пенсионный фонд или органы статистики открытым ЭК подтверждают, что отчет подписан именно этим предприятием.

Таким образом, мы имеем дело с объектом, который не имеет материальной формы, - уточняет А. Волочай. Но является ли он активом или это потребляемая предприятием услуга? За ответом обратимся к ст.1 Закона о бухучете (№ 996-XIV ), согласно которой к активам относятся «ресурсы, контролируемые предприятием в результате прошлых событий, использование которых, как ожидается, приведет к получению экономических выгод в будущем».

ЭК, в том числе и открытые, полностью контролируются предприятием и могут быть в любой момент отозваны, а их использование позволяет создавать электронные документы. Они не потребляются одномоментно, а действуют в течение определенного периода. Это может быть год или два. ЭК могут быть идентифицированы, а значит, их место – в составе нематериальных активов (НМА), как того требует Положение бухгалтерского учета 8 «Нематериальные активы» (Приказ Минфина №242). ЭК следует отражать на балансе предприятия по стоимости приобретения и начислять амортизацию.

E-DOC уточнял ранее, кто в организации может иметь цифровую подпись. В этом вопросе внимание акцентируется на том, что при изменении регистрационных данных предприятия или его должностных лиц ЭК могут быть аннулированы. Это означает, что при этом следует признавать выбытие НМА.

С момента появления ЭК ведутся споры относительно порядка их учета. На практике некоторые предприятия не признают ЭК активом и сразу списывают их стоимость в состав расходов. Но даже при таком варианте затраты на приобретение ЭК, по мнению консультанта А. Волочай, следует относить к расходам будущих периодов и равномерно списывать их в течение срока действия ключей.

Не стоит сбрасывать со счетов и содержание первичных документов, оформляемых при получении ЭК. Здесь все зависит от конкретного АЦСК. В некоторых случаях они указывают, что выдают определенное количество ключей. Но зачастую в акте выделяют две позиции: выдача сертификата открытых ключей и поставка программного продукта, с помощью которого и формируются личные ключи предприятия (по факту их создает сам центр сертификации). Такая разбивка позволяет не облагать НДС большую стоимость поставки, так как в отношении компьютерных программ действует льгота, установленная п.261 подраздел 2 разд.ХХ НК. Напомним, что при передаче права пользования программной продукцией применяется налоговая льгота по коду 14010495, освобождающая от обложения НДС.

В консультации уточняется, что в таком случае сложно отрицать факт приобретения НМА, которым является программный продукт. Его стоимость должна быть отнесена на субсчет 125 «Авторское право и смежные с ним права».

Что касается налогового учета, то предприятия, которые осуществляют расчет разниц по налогу на прибыль, стоимость программы должны признавать НМА и включать ее в группу 5 на основании пп.138.3.4 ст.138 НК. Срок начисления амортизации по ним составит 2 года. Стоимость открытых ЭК попадет в состав прочих НМА (группа 6), для которых период амортизации будет равен сроку действия ключей. Именно такую позицию занимают органы ГФС, на что указывает и ответ на ресурсе «ЗІР», категория 102.5. Такой порядок учета ЭК вполне обоснован, даже несмотря на то, что стоимость ключей может быть незначительной и не оказывать существенного влияния на показатели финансовой или налоговой отчетности предприятия.

Другие вопросы касательно нормативного регулирования использования ЭЦП можно уточнить в разделе законодательство: